SIC (Sistema Informativo Centrale) per la gestione degli adempimenti
Consente di gestire le attività, la documentazione, eventi e scadenze. si compone di alcuni moduli.
Tutti gli anni passati a fornire formazione e consulenza in materia di Sicurezza sul Lavoro, Privacy e Sicurezza informatica ci ha convinti che manchi una applicazione PROGETTATA PER LA SCUOLA che mantenga traccia e sintesi dei documenti, degli eventi e delle attività da svolgere. Chi meglio di noi che abbiamo accumulato esperienza sul campo da oltre 30 anni poteva progettare e distribuire uno strumento adatto?
I principali moduli sono i seguenti:
- Sicurezza sul Lavoro (d.lvo 81/08)
- Privacy (GDPR)
- Sicurezza Informatica
Modulo Sicurezza sul Lavoro
All’Applicazione si accede via web mediante una pagina di login di ultima generazione che garantisce la sicurezza di chi opera. Ci si collega mediante un browser alla pagina indicata, quindi è necessario essere connessi. Si può accedere da mobile, tablet, pc o mac. Per il caricamento dei dati iniziali sono consigliati sistemi desktop.
La persona designata dalla Scuola come Referente della Sicurezza assegna i ruoli alle varie figure incaricate, a partire da RSPP per finire agli Addetti alle Emergenze, in modo che tutti possano accedere ai documenti, alle attività e agli eventi che li riguardano.
Nel sistema vengono memorizzati:
- I riferimenti di tutti i soggetti incaricati ai vari ruoli
- Check-List con lo stato dell’arte delle attività obbligatorie e facoltative
- Documenti obbligatori e a supporto (Dvr, Piano di Emergenza, Verbali, Circolari informative, ecc.)
- Eventi passati e futuri (Visite ispettive, Riunioni, ecc.)
- Gestione dei DPI
- Gestione delle manutenzioni di apparecchiature e strumenti e delle sostanze chimiche utilizzate
- Quadro riassuntivo del fabbisogno formativo in materia di sicurezza sul lavoro
Ogni utente dopo essersi registrato la prima volta e dopo opportuna identificazione mediante mail di conferma viene riconosciuto in base all’indirizzo mail utilizzato e gli vengono indicati i ruoli che gli sono stati assegnati.
I ruoli attualmente previsti sono i seguenti:
- Referente della Sicurezza nella Scuola (che assegna i ruoli a tutti gli altri)
- Assistenti amministrativi autorizzati alla gestione dei dati
- Rspp (interno o esterno) (che carica le informazioni delle visite ispettive e delle riunioni e i documenti prodotti)
- Dirigente Scolastico (supervisore)
- Direttore S.G.A. (supervisore)
- Gestore del sistema (Ambrostudio Servizi) (supervisore)
Tutti gli altri incaricati che visualizzeranno le informazioni che li riguardano:
- Aspp
- Rls
- Preposti
- Medico Competente
- Addetti al Primo Soccorso
- Addetti Antincendio
- Visitatori anonimi, che possono accedere unicamente alle pagine pubbliche informative che non necessitano di identificazione:
- Genitori e Tutori
- Studenti
- Ispettori
- Visitatori esterni
I dati che vengono registrati nel database dell’applicazione sono conservati su server residenti nel territorio nazionale nel pieno rispetto delle norme dettate dal GDPR europeo 2016/679 e dalle direttive del Garante della Privacy.
L’assistenza all’applicazione fornita ad ogni utente è assicurata dal sistema di apertura ticket che fornisce le informazioni di stato in lavorazione o richiesta chiusa. E’ a disposizione una mail di assistenza e un numero WhatsApp operativo in orario di ufficio per gestire eventuali problematiche urgenti.
I vantaggi offerti dal sistema sono evidenti:
Semplice reperibilità delle informazioni con accesso consentito in base ai ruoli ricoperti
Ogni utente in base al proprio ruolo ha accesso ai documenti che lo riguardano e che quindi è in grado di caricare o reperire in breve tempo sia dopo la loro creazione o aggiornamento o in qualsiasi momento ne necessiti
Gestione dello scadenzario con immediata evidenza degli adempimenti non perfezionati
Un quadro riassuntivo ed esaustivo a disposizione di RSPP, DS, Dsga per avere sotto controllo la situazione delle osservanze normative
Notifica delle prossime scadenze o eventi e riepilogo in caso di ritardi
Un efficiente sistema di “alert” provvede a ricordare gli eventi o le scadenze che stanno per scadere e che avvisa settimanalmente di quali sono gli adempimenti passati che non risultano ancora chiusi
Eliminazione dell’eventuale rischio di sanzioni
Con i report e le sintesi oltre che con le notifiche si evita il rischio di poter essere ammoniti o sanzionati dagli Enti Ispettivi
Diffusione delle informazioni pubbliche
Il sistema seleziona le informazioni che possono essere rese pubbliche per dimostrare ai componenti interni e ai soggetti esterni che il lavoro è svolto nella maniera più efficace e trasparente possibile.
Il software viene mantenuto e aggiornato da Ambrostudio Servizi Srls, quindi è normale assistere ad un continuativo adeguamento e miglioramento delle sue funzionalità.